Gestión documental: Aumenta tu eficiencia


En su día a día las empresas mueven grandes cantidades de documentación que en ocasiones son difíciles de gestionar. Desde este artículo pretendemos orientaros con algunas herramientas para que la documentación no se acumule en archivadores y su consulta pueda ser más rápida a través de medios electrónicos.

¿Qué es la gestión documental digital?

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar la documentación. Los gestores documentales permiten archivar y recuperar la información contenida en ellos en formato digital, realizar búsquedas avanzadas mediante etiquetas o indicar el tiempo que deben permanecer disponibles, entre otras múltiples opciones.

Funciones que incorporan los gestores documentales

• Escanear y capturar la documentación.
• Categorizar los documentos de forma automática: método vectorial, OCR…
• Mecanismos de búsqueda para encontrar rápidamente los documentos, según los parámetros indicados en los mismos.
• Control de versiones de los documentos, que permite crear nuevas versiones del mismo o no permitir modificaciones bloqueando el documento.
• Permite crear distintos niveles de seguridad para acceso a la documentación.

Programas de software libre

  • Nuxeo: Aporta soluciones a las empresas, permitiendo gestionar documentos mediante control de versiones, flujos de trabajo asociados, publicación remota o búsqueda avanzada a texto completo, además de integración con Microsoft Office y OpenOffice/ LibreOffice. Además, a través de Nuxeo DAM también se ofrece soporte para imágenes y vídeos.
  • Alfresco: Es una solución compatible con software tanto con Microsoft , Mac o Linux. Posibilita la creación y gestión de contenidos empresariales desde una gran cantidad de CMS (Content Management Systems), blogs y paquetes ofimáticos. También ofrece una gran variedad de herramientas colaborativas como calendarios individuales y de equipo, feeds de actividad, tableros de discusión, etc. En este caso existe una versión de pago para la gestión de grandes volúmenes de trabajo que se denomina Alfresco Enterprise.
  • Athento: Esta aplicación permite conectarse con aplicaciones de terceros. Utiliza estándares abiertos e incorpora los últimos avances de la Sociedad de la información como tecnología semántica, procesamiento de la imagen mediante OCR, análisis del color y procesamiento del lenguaje natural (PNL), siendo importantes los procesos del ciclo de gestión de documental como la captura, la gestión y la distribución. Ha sido desarrollado a modo de plugins o módulos que permite que se adapte a los diferentes casos o sistemas que decidan implantarlo.

Cada día aparecen en el mercado nuevas herramientas de pago o gratuitas para la gestión documental digital como son por ejemplo Odoo, iGlobalgest… analiza tus necesidades y compara que sistema de gestión documental se adapta mejor a tu empresa.

Foto encabezado: www.business2community.com